AAU logo

opstart

Der er forskel på at koordinere en mindre konference eller seminar på AAU i forhold til en stor international konference. Når man planlægger at afholde en konference, er det vigtigt fra begyndelsen at få fastsat datoen og booket lokaler eller fundet et sted i byen til afholdelsen.

Inden man går i gang, bør man tjekke, om der allerede afvikles store konferencer i byen på samme tid, så man undgår, at alle byens hoteller er optagede i den ønskede periode. Dette kan VisitAalborg hjælpe med at afklare, og man kan også tjekke i AAU's egen arrangementskalender. Samtidig bør man undersøge, om der på samme tidspunkt afholdes ”konkurrerende” konferencer andre steder i verden.

Hvis en stor international konference skal trækkes hjem til AAU, kan VisitAalborg være behjælpelig med vejledning og udarbejdelse af bidding materiale.

Indledende overvejelser

  • +

    AMBITIONSNIVEAU

    Når dato og lokaler er på plads, skal ambitionsniveauet fastlægges med hensyn til størrelse, form og varighed.

    Mange konferencer planlægges som led i en række af konferencer, der afholdes hvert år eller med nogle års mellemrum. For sådanne konferencer vil ambitionsniveauet typisk være bestemt på forhånd. Det kan være traditioner, der foreskriver ambitionsniveauet, eller det kan være en international arrangementskomité, der sætter niveauet. Måske er den foregående konference blevet evalueret, så ambitionsniveauet bliver bestemt ved, om man vil gøre det bedre eller lige så godt som sidste gang. Der kan også være begrænsninger af økonomisk og geografisk art, der medfører, at ambitionsniveauet må sænkes.

    Andre konferencer er enkeltstående eller førstegangsbegivenheder, hvor niveauet skal lægges for første gang. Her er det afgørende at få afklaret, hvilket behov konferencen skal dække.

    Kilde: VisitAalborg

  • +

    Antal deltagere

    En fornuftig planlægning forudsætter en realistisk forestilling om, hvor mange deltagere der kan forventes til konferencen. Antallet af deltagere vil som udgangspunkt afhænge af konferencens indhold og faglige niveau. Men konferencer handler i høj grad også om netværksdannelse og socialt samvær.

    Følgende faktorer spiller f.eks. ind på det antal deltagere, der ønskes og kan forventes:

    • det faglige indhold
    • konferencefaciliteternes størrelse (auditorium og kantine)
    • hotelkapaciteten
    • deltagergebyret
    • tidspunktet for konferencen
    • konferencens varighed
    • hvor attraktiv Aalborg opfattes som konferenceby, og byens geografiske placering
    • den måde, konferencen præsenterer sig på i brochurer og andre medier
    • det sociale program

    Kilde: VisitAalborg

  • +

    Bæredygtig konference

    Som vært for en konference kan du med fordel – både økonomisk, socialt ansvarligt og PR mæssigt – afholde et grønt og bæredygtigt arrangement. Nedenstående finder du en liste over de områder, hvor du kan gøre dit arrangement enten, grønt, bæredygtigt eller miljøvenligt.

    Bliv inspireret af AAU's egne Miljøudvalg og kontakt dem evt. for idéer til at gøre din konference mere grøn: www.green.aau.dk.

    VALG AF KONFERENCESTED

    • Konferencefaciliteter i centrum med gåafstand til hoteller og byen
    • Krav til cateringleverandøren om lokale, gerne økologiske eller biodynamiske fødevarer, gerne mange grøntsager og mindre kød for at spare på CO2
    • Økologisk, Fairtrade kaffe eller te
    • Levere ikke-anvendte fødevarer til lokale, fx varmestuer eller andet sted
    • Postevand tilbydes i stedet for flaskevand. Vær opmærksom på at informere om, at det danske drikkevand er rent, da andre kulturer kan have en anden opfattelse på grund af situationen i eget land
    • Anvend ikke engangsservice
    • Aftal eller få en affaldssorteringspolitik, fx med papiraffald plastikaffald og almindelig affald
    • Holdning til strømforbrug på konferencestedet

    VALG AF HOTEL

    • Fortæl gæsterne om hoteller, der har en grøn profil, er miljøcertificeret eller har en politik derom

    GRØN DELTAGER

    • Informer gæsterne om, hvordan man er ”grøn konferencedeltager”, fx ved at slukke lys, tv, AC og radiatorer, når man forlader hotelværelset

    TRANSPORT

    • Få konferencens Official Airline til at udarbejde et ”airplane travel carbon offsetting program”
    • Hvis der anvendes taxa, så sørg for at køre flere samlet
    • Tilbyd shuttle busser til sociale arrangementer

    I Aalborg er der gode muligheder for offentlig transport med bus, tog eller bycykel – og har man over 200 deltagere, kan man til en yderst rimelig pris købe et Aalborg Business Card, som bl.a. giver fri bustransport i konferenceperioden

    MATERIALER

    • Elektronisk tilgængelige materialer
    • Intet papiraffald, ingen eller begrænsede trykte materialer
    • Anvend et bæredygtigt og miljøvenligt konferencenet til konferencematerialerne, eller ingen overhovedet
    • Brug Forest Stewardship Counsil (FSC) certificeret papir uden klorin og 100 procent genbrugspapir
    • Brug printere og kopimaskiner med energimærke
    • Brug leverandører med en grøn profil, evt. hvor de bruger patronblæk fra grøntsager, genbrugspapir, stenpapir eller har andre tiltag

    REGISTRERING

    • Elektronik registrering
    • Navneskilte produceret på genbrugspapir
    • Få gerne deltagerne til at returnere navneskilte, plastiklommer m.m. til genbrug
  • +

    HVEM SKAL LAVE ARBEJDET?

    Det er vigtigt fra starten at gøre sig det klart, hvem der skal lave arbejdet – og at få afsat tilstrækkelige ressourcer til det. En konference med 400 deltagere, der skal overnatte tre gange, vil ofte kræve personaleressourcer ud over standardnormeringen. Det skal tænkes ind i budgettet.

    Det kan også blive nødvendigt at indhente ekstern hjælp fra f.eks. et kongresbureau. Det skal også tænkes ind i budgettet. Overvejer man dette, er det en god ide at kontakte VisitAalborg meget tidligt i processen. VisitAalborg yder kvalificeret sparring – også i den indledende fase.

    Endelig er det vigtigt at skelne imellem den faglige og den praktiske planlægning, og det er ofte en god idé at placere disse to funktioner i hver sit forum.

    Kilde: VisitAalborg

  • +

    HVORDAN SKAL DELTAGERNE SERVICERES?

    Det er vigtigt, at en konferencearrangør fra starten beslutter, hvilken standard konferencen skal have.

    • Skal der serveres espresso og overdådige frugtbuffeter i alle pauserne, eller er det nok med skærekage og kaffekander?
    • Skal der udgives konferencerapporter i hardcover, eller er det nok, at papers kan downloades fra internettet?
    • Skal der være gratis transport til og fra hoteller og gratis aftenarrangementer, eller må konferencedeltagerne selv sørge for logistikken?
    • Skal oplægsholderne have deres rejseudgifter betalt og mulighed for at deltage gratis i konferencen, eller skal de betale det hele selv og have tak i form af et par flasker rødvin?

    Beslutninger om serviceniveauet har naturligvis konsekvenser for konferencens økonomi. Enten bliver deltagerbetalingen høj, eller også skal der laves et meget stort arbejde for at skaffe tilskud via legater, fonde og sponsorer. Ønsker man at løfte konferencen op på højeste niveau, kan det også være nødvendigt at få ekstern hjælp til det praktiske. Frugtbuffeten kan ikke opveje, at der f.eks. er kludder i hotelreservationer.

    Kilde: VisitAalborg

Budget

Det er vigtigt at have et økonomisk overblik over konferencen. Uanset om man samarbejder med VisitAalborg, der har kendskab til markedets priser og dets leverendører, eller om man selv styrer økonomien, skal man starte med at lægge et realistisk budget for konferencen. 

Et konferencebudget skal så detaljeret som muligt indeholde alle forventede indtægter og udgifter. Det er ikke altid muligt at være meget præcis i det første budget, men jo flere detaljer, der medtages, jo nemmere vil det være at styre udgifterne i forhold til budgettet undervejs.


Indtægter

Forventede tilskud fra diverse indtægtskilder. F.eks: deltagergebyr, sponsorater, udstillinger


Udgifter

Opstil alle forventede udgifter i detaljer, både til drift og løn. 


Overhead

Husk at indregne det obligatoriske overhead til Aalborg Universitet (typisk 20-44% - tjek med Fundraising- og Projektledelseskontoret), hvis du modtager eksterne bevillinger til din konference.


Moms 

Tjek med ØA, da der er meget komplekse regler omkring dette. 
For budgeteksempler og momsforklaring, se Konferencer på AAU – moms og andre fokuspunkter.