AAU logo

Jura og forsikringer

"Det er meget vigtigt, at det juridiske grundlag for kongressen er i orden. Man skal ikke påtage sig forpligtelser og indgå i arrangementer, med mindre man er sikker på, hvad der er blevet aftalt. Vi anbefaler, at man får alle kontrakter og aftaler forhandlet på plads så tidligt som muligt. Det er blandt andet med hoteller, kongressted, foredragsholdere, udstillere, transportvirksomheder osv.

Især er det vigtigt, at man tager højde for de regler, der gælder for bestilling og afbestilling. Danmarks Rejsebureauforening og hotellernes brancheorganisation HORESTA har indgået en overenskomst, der bl.a. omfatter annulleringspraksis i forbindelse med større arrangementer. Sørg for, at tingene er ’skåret ud i pap’, og at en aftale ikke er til at misforstå. Det vil samarbejdspartnere også sætte pris på.

Nyttige forsikringer

Hvad man ikke kan gardere sig mod i kontrakten, kan man i mange tilfælde forsikre sig mod. Der findes aflysningsforsikringer af forskellig art, som i givet fald kan dække dokumenterede udgifter, hvis kongressen af uforudsete årsager må aflyses, afsluttes før tiden, udskydes eller midlertidigt afbrydes. En hovedregel er, at man forsikrer ca. 60-70 % af kongresbudgettet mod en præmie på 2 %. Aflysningsforsikringer kan tegnes i Danmark eller evt. i England."

(Kilde: VisitAalborg, Kongreshåndbogen)

Se også om Underskudsgaranti ved