AAU logo

logistik

Catering/forplejning

På AAU: Se under Kantiner
På AAU CPH: Kantinen
I byen: søg inspiration ved VisitAalborg
(OBS! Moms) 

  • AAU kantinen kan både afvikle måltider og bringe mad ud.
  • Planlæg menu for frokost, aftensmad og eventuel festmiddag for hele konferencen (husk at tage hensyn til vegetarer og allergikere).
  • Fastlæg øvrig forplejning, herunder kaffepauser, frugt og vand o. lign.
  • Det er nemmest for alle parter at inkludere alle konferencens måltider i konferencegebyret.
  • Det anbefales, at man lægger så meget som muligt af forplejningen ind under konferencegebyret. Det er til gengæld en god idé at have en eventuel festmiddag som option og dermed separat tilmelding.
  • Tilmelding til måltider sker bedst via tilmeldingsblanketten, hvor særlige ønsker til kost kan angives.
  • Hvis måltidet ikke indgår i konferencegebyret, kan man med fordel henvise til kantiner i området og samtidig forberede disse kantiner på ekstra gæster, hvis der er tale om store arrangementer.
  • Måltiderne/bespisningen bør koordineres således, at alle deltagere kan nå at få og spise maden. Dette er især vigtigt at tænke på, hvis der er buffet. Der skal være et tilstrækkeligt antal borde til buffeten, således at flest mulige mennesker kan tage mad på samme tid. Hvis der er tale om buffet, skal kantinen have besked om et præcist antal deltagere.
     

Medhjælpere

  • Lav aftaler med de praktiske medhjælpere om, hvem der gør hvad og hvornår.
  • Udlever liste til alle involverede over, hvordan I kommer i kontakt med hinanden.
  • Sekretærer: reviderede deltagerlister, navneskilte, osv.
  • Betjente: Adviser om bordopstilling, skilte, alarmer, låse, information på storskærm, placering af garderobe osv.
  • Instituttets av-medarbejdere: Reserver computer, projektor, overhead, flipover, whiteboard, video, fjernsyn osv.
  • Studentermedhjælpere: reception, kaffe, kopiering, oprydning, guiding, chaufførtjans osv.


Overnatning

Skal deltagerne selv sørge for indkvartering, eller booker og/eller betaler du som arrangør for dem? Overvej også, om du i stedet vil overlade denne del af arbejdet til en PCO (Professional Conference Organiser, som yder hjælp til planlægning og afvikling af hele eller dele af konferencer og store arrangementer).

Se AAU's hotel-og rejseaftaler / Cph aftaler.

Hvis arrangøren booker og betaler:

  • Forhåndsreserver det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aalborg, og der er mange om budet.
  • Gør det klart for dem, der har deres partner med, at de selv skal afregne med hotellet for prisforskellen mellem et enkeltværelse og et dobbeltværelse.
  • Forhør dig om muligheden for grupperabat.
  • Lav en klar aftale om seneste tidspunkt for afbestilling, uden at det koster noget.

Hvis deltageren booker og betaler:

  • Informer deltagerne om en vifte af hotelværelser i forskellige priskategorier.
  • Anbefal et eller flere udvalgte hotelværelser til deltagerne, der tilbyder statsaftalepriser.
  • Informer om priskategori, kontaktoplysninger, adresse og afstand til konferencestedet.
  • Fortæl deltagerne, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.

Hvis arrangøren booker, og deltageren betaler:

  • Forhåndsreserver det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aalborg, og der er mange om budet.
  • Forhør dig om muligheden for grupperabat.
  • Fortæl deltagerne, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.

Fakturering – betaling fra arrangør til hotel:

  • Anmod hotellet om elektronisk faktura. De følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen:
  • Præcis faktureringsadresse
  • EAN-nummer 
  • Rekvirentens navn og medarbejdernummer
  • Ordre-/rekvisitionsnummer
  • Tjek, at pris og antallet af værelser og overnatninger stemmer, når du modtager fakturaen
  • Attestér fakturaen, og send den til regnskabsmedarbejderen til anvisning.


Rengøring

Bestil eventuelt ekstra rengøring af lokaler, gangarealer og toiletter, hvis konferencen er på AAU. Husk at bestille ekstra rengøring ved aften- og weekendarrangementer.


Transport

  • Reserver AAU-tjenestebiler til f.eks. transport af deltagere til og fra lufthavnen. Forhør dig ved de enkelte institutter. Vær opmærksom på forsikringsansvar (AAU er selvforsikret).
  • Informer evt. taxaselskaber om afholdelse af konferencen. Og lav evt. aftaler med taxaselskaberne om taxaboner til eksempelvis keynote speakers.
  • Bestil evt. busser til transport af store grupper deltagere fra hotel til konferencested.
     

Valg af konferencested

På AAU
Sørg for at være i god tid med at reservere lokale(r), da der kan være stort pres på disse til tider. Anmod om reservering via AAU's lokalebookingsystem / AAU Cph Lokalebooking.

I byen
Hvis konferencen skal holde ude i byen, kan man spørge VisitAalborg til råds.

Punkter

  • Catering/forplejning
    - på AAU / AAU CPH
    - i byen
  • Medhjælpere
  • Overnatning
  • Rengøring
  • Sociale arrangementer og ekskursioner
  • Transport
  • Valg af konferencested
    - på AAU
    - i byen

 

Husk også