AAU logo

planlægning af praktisk afvikling

AV-udstyr

Mikrofoner

Der skal være en mikrofon til oplægsholderen. Både af hensyn til deltagerne, men også af hensyn til evt. lyd-/video-optagelser. Den teknikansvarlige sørger for, at denne mikrofon skiftes til næste oplægsholder. Det kan være en fordel med to trådløse mikrofoner, så skiftet mellem oplægsholdere forløber mere optimalt.

Mikrofoner til paneldiskussion

Der skal være en mikrofon til hver paneldeltager samt til panelets ordstyrer. Igen er det en god idé med en håndholdt trådløs mikrofon til spørgsmål fra deltagerne – både af hensyn til de tilstedeværende og optagelser.


ANDET UDSTYR

Eventsupport løser en række praktiske opgaver i forbindelse med messer og arrangementer internt på AAU såvel som ude af huset.
 

Biler

Udpeg en ansvarlig, som altid ved, hvor tjenestebilen er, hvem der kører i den, og hvem der afleverer den igen.


Deltagerbevis

Det er en god idé at have deltagerbevis rede eller at have mulighed for at lave beviser på stedet, da nogle deltagere måtte ønske et bevis som dokumentation for deres deltagelse.


Forplejning

  • Morgenmad
  • Formiddagskaffe/te/frugt/kage/vand
  • Frokost og drikkevarer
  • Eftermiddagskaffe/te/frugt/kage/vand
  • Afsluttende forplejning
  • Konferencemiddag (NB! Drikkevarer til middag bør aftales med stedet). Stedet har erfaring med, hvad normalen er til konferencemiddage.
  • Særlig forplejning til allergikere/veganer m.m. (sørg for, at der er mulighed for at skrive dette på tilmeldingsblanketten)
  • Kander m/vand eller kildevand hele tiden i lokalerne
  • Kander m/vand eller kildevand til oplægsholderne


Hotel- og rejseaftaler (samarbejdsaftaler)

Det er en god idé at kigge på Økonomiafdelingens hjemmeside for at se hvilke samarbejdsaftaler AAU har.


Internetadgang

Hvis konferencen bliver afholdt på AAU, er det muligt at benytte sig af universitetets trådløse netværk


It-udstyr

PC til oplæg

Hvis muligt bør PC med ppt-præsentationer være færdigt min. dagen før afholdelse af arrangementet. Indholdet bør gennemgås dagen før arrangementet. Der skal på forhånd afklares, om der er brug for forbindelse til internettet eller afspilning af lyd og video. Det er en god idé at modtage videoer inden, så der kan testes om PC'en kan afspille filen. Hvis oplægsholdere ønsker at anvende deres egen computer, skal de selv medbringe diverse adaptere. Det kan være en god idé selv at medbringe de meste brugte adaptere.

PC, egen brug

Det er en god idé at have en computer ved informationsbordet uden for konferencelokalet til evt. hurtigt søgning på internettet, udprintning af div., osv.

NB! Husk ekstra forlængerledninger.

Leje/lån af PC

ITS har ikke en pulje af udlånsmaskiner til konferencer, hvorfor de ved sådanne forespørgsler henviser til at leje computere hos eksterne udlejere.

Der kan være enkelte servicedeske, som i nogle perioder kan undvære maskiner fra den pulje af maskiner, som de bruger til nødudlån når en medarbejders maskine skal serviceres, men da det er et begrænset antal de har, og det kræver geninstallation af maskinerne, så har dette meget begrænset omfang.

AAU har for nuværende ikke nogen indkøbsaftale på leje af PC'er, men f.eks. Teletech leverer i hele DK.


Leje af lokaler (AAU)

Såfremt konference afholdes på AAU kan du booke lokale via AAU's lokalebookingsystem / Cph lokalebooking.


Lokalerne

Det er vigtigt at holde et formøde og bese eventuelle lokaler, før man bestemmer sig. I forbindelse med større arrangementer, som ikke holdes lokalt på AAU, er det en god ide at vælge et hotel, således at deltagerne ikke skal bruge tid på transport. For de meget store konferencer bruges Aalborg Kongres- og Kulturcenter.

Check altid AV- og it-udstyr til lokalerne og sikre, at det fornødne udstyr er til stede på dagen, og find i god tid ud af, hvordan det virker, hvis der ikke er tekniker til stede.

Internetadgang

  • Sørg for tilstrækkeligt med pc’er til en stor konference
  • Få trådløse adgangskoder til internet
  • Sørg for it-support

Bordopstilling

  • Betjentene i den pågældende bygning kan muligvis hjælpe med at stille borde op. Undersøg inden konferencen, hvor mange borde der er brug for, og hvor de skal placeres
  • Tjek, om opstillingerne følger de standardopstillinger, der allerede er godkendt af brandmyndighederne. Kontakt brandmyndighederne, hvis der ønskes andre opstillinger

Auditorier

  • Stil vand og glas frem til hver oplægsholder. Bestil alternativt danskvand.
  • Blomster til auditorier og reception
  • Bestil blomster. Blomster giver et indtryk af, at der er tænkt på detaljer.


Præsentationer

Indhent om muligt overheads og PowerPoint-præsentationer fra foredragsholdere forud for konferencen eller tidligt samme dag. Aftal med foredragsholdere og deltagere, at de efterfølgende lægges på konferencehjemmesiden. Alternativt kan præsentationerne medbringes på et usb-stik.


Reception/infostand

  • Receptionen/infostanden bemandes med f.eks. studentermedhjælpere. Studentermedhjælperne bør briefes grundigt om arrangementets karakter, så de er rustet til at svare på spørgsmål fra deltagerne/gæsterne
  • Lav en telefonliste over de ansvarlige, så disse kan kontaktes ved eventuelle problemer. Alle involverede skal have telefonlisten. Sørg for, at alle har en mobiltelefon

Receptionen/infostanden bør indeholde:

  • PC til bl.a. registrering, internetadgang, printer
  • Førstehjælpskasse
  • Telefonliste over ansvarlige
  • Telefonnumre på læge, taxa og skadestue
  • Kort over Aalborg. Bykort kan fås hos VisitAalborg
  • Kort over Danmark
  • Nål og tråd, sikkerhedsnåle, saks, tape, elastikker, clips, ekstra navneskilte etc.


Registrering

  • Åbn så vidt muligt for registrering nogle timer før konferencestart for at undgå for lang kø
  • Større konferencer bør man have flere steder, hvor deltagerne kan blive registreret
  • Det er en god idé at lægge alle navneskilte frem på et bord og bede folk selv finde deres navneskilt
  • Sørg for at der er plads til at uddele konferencetasker eller konferencemapper med programmet
  • Forbered og udlever et eventuelt deltagerbevis til udlevering


Skiltning og vejvisning

Det er altid en god idé at opsætte skilte (både udenfor og indenfor) af hensyn til deltagerne.


Stande

  • Egne
    Der kan opstilles stand med egne materialer og evt. bannere.
  • Gæster
    Det kan være en mulighed at tilbyde deltagere at opstille en stand ved arrangementet. Ofte vil der være betaling for en sådan; det afhænger af arrangementets type.


Studentermedhjælpere

Overvej at ansætte studentermedhjælpere i god tid til evt. udfærdigelse af navneskilte, pakning af materiale til uddeling til deltagerne samt andet forefaldende arbejde.

Ansættelse

Hvis ikke studentermedhjælpen allerede er ansat, skal der laves en ansættelse. Blanketten findes på HR-afdelingens hjemmeside.

Timesedler

Timesedlen skal studentermedhjælpen selv udfylde. Findes på Lønkontorets hjemmeside
NB! Studentermedhjælpere må ikke arbejde mere end 8 timer per uge.


Teknikerhjælp

lokal

Hvis arrangementet foregår på AAU, vil der være brug for teknikerhjælp (overordnet – ikke studentermedhjælp) til f.eks. netforbindelse. Hvis arrangementet foregår andetssteds, vil det fremgå af kontrakten med dette sted, om der er tilknyttet teknikerhjælp.

NB! Det er vigtigt at få fastslået, hvad der ligger i denne service, og om teknikeren er lokalt til stede, eller om det er en teknikerservice, der “hentes ind”.

studentermedhjælp

Det er en god idé at rekvirere studentermedhjælp i god tid til de tekniske detaljer såsom pc inkl. opsætning af denne på selve dagen, mikrofoner, højttalere, videoudstyr, lydudstyr. Hvis der afholdes parallelsessioner bør der være minimum én studentermedhjælp i hvert lokale, således at de fagrelevante AAU-medarbejdere har tid til at tage sig af gæster, oplægsholdere m.fl.

Tolkeservice

Der kan forekomme efterspørgsel på tolke, selv om det er sjældent. Dette kan blive en dyr affære, da der både skal betales for tolken (løn og transport) oveni leje af udstyr. En billigere løsning kan evt. være at benytte sig af de udenlandske studerende på AAU, kontakt evt. Internationalt Kontor for mulig kontaktinfo. Man skal dog være opmærksom på, at de studerende ikke er uddannede tolke og derfor ikke kan fungere som simultantolke.

Punkter

  • AV-udstyr
    - Mikrofoner
    - Mikrofoner til paneldiskussion
  • Andet udstyr
  • Biler
  • Deltagerbevis
  • Forplejning
  • Hotel- og rejseaftaler (samarbejdsaftaler)
  • Internetadgang
  • It-udstyr
    - PC til oplæg
    - PC, egen brug
  • Leje af lokaler (AAU)
  • Lokalerne
    - Internetadgang
    - Bordopstilling
    - Auditorier
  • Præsentationer
  • Reception/infostand
  • Registrering
  • Skiltning og vejvisning
  • Stande
    - egne
    - gæster
  • Studentermedhjælpere
    - Ansættelse
    - Timesedler
  • Teknikerhjælp
    - lokal
    - studentermedhjælp
  • Tolkeservice